Codice Etico
Premessa
Il Codice Etico di Ctrl-G esprime i principi di carattere etico – morale cui si ispira la società nella realizzazione della propria attività di impresa.
Esso definisce le responsabilità etiche e sociali, e le regole comportamentali, che tutti coloro che partecipano all’organizzazione aziendale devono assumere nei riguardi di tutti i soggetti che, per ragioni diverse, hanno direttamente o indirettamente rapporti con la Società.
Le finalità che detto Codice vuole perseguire sono, dunque, di eliminare o prevenire atti palesemente contrari alla morale comune o all’interesse della Società, aiutare i dipendenti a risolvere problematiche di natura “etica”, migliorare i rapporti con gli stakeholders.
Il Codice Etico è un documento ufficiale, approvato dall’Organismo di Vigilanza e debitamente divulgato, la cui osservanza è ritenuta di fondamentale importanza per il regolare funzionamento, per l’affidabilità della gestione, nonché per l’immagine della Società. Poiché la sua concreta efficacia dipende dalla sintonia con l’atteggiamento, i principi e i valori di ogni singolo partecipante alla vita della Società e soprattutto, dalla capacità di ciascuno di inquadrare le proprie responsabilità e le proprie funzioni, Ctrl-G chiede a tutti gli amministratori, i dipendenti, i collaboratori, i fornitori, i consulenti, i clienti nonché a tutti coloro che sono legati alla società, di osservare i principi etici e le politiche dell’Azienda.
Il Codice Etico è stato approvato dagli Amministratori ed è parte integrante del Modello di Gestione, Organizzazione e Controllo per la prevenzione dei reati di cui all’art. 6 del Decreto Legislativo 8 giugno 2001 n. 231 che disciplina la “Responsabilità Amministrativa degli enti forniti di personalità giuridica e delle società associazioni anche prive di personalità giuridica”.
1.1 La nostra carta valori
Ctrl-G ha impostato la propria attività su solidi principi di professionalità, trasparenza ed eticità dei comportamenti.
La Società pone, dunque, ai primi posti della graduatoria della scala dei valori l’eticità e la professionalità dei propri dipendenti e collaboratori per garantire il rispetto della legalità nello svolgimento dei propri servizi.
L’adozione di questo Codice è espressione di una realtà aziendale che ha come obiettivo primario quello di soddisfare, nel migliore dei modi, le necessità e le aspettative dei vari stakeholders attraverso:
– il consolidamento dei nostri migliori valori imprenditoriali
– la protezione e diffusione dei nostri principi
– l’interdizione di quei comportamenti in contrasto, non solo con i dettami normativi eventualmente rilevanti, ma anche con i valori e i principi che la Società intende promuovere
– la condivisione di un’identità Aziendale che si riconosca in questi valori e in questi principi.
1.2. Destinatari e campo di applicazione
I principi contenuti nel presente Codice si applicano ai Dirigenti, Dipendenti, Collaboratori, Consulenti, Fornitori, a tutti coloro che sono legati alla Società da rapporto di collaborazione e a coloro che, direttamente o indirettamente, instaurano rapporti con la Società ed operano per perseguirne gli obiettivi (di seguito “Destinatari”). Costoro sono chiamati al rispetto dei valori e principi espressi nel Codice Etico e sono tenuti a tutelare e a preservare, attraverso i propri comportamenti, la rispettabilità e l’immagine della Società nonché l’integrità del suo patrimonio economico ed umano.
La Società si impegna alla diffusione del presente Codice mettendo a disposizione tutti gli strumenti che dovessero rendersi utili ai fini di una corretta interpretazione dello stesso.
Al fine di garantire il rispetto delle norme e dei principi richiamati nel Codice, viene istituito un Organo di Controllo, l’Organismo di Vigilanza la cui attività di verifica e monitoraggio e proposizione, garantirà l’effettivo rispetto dei principi in esso enunciati.
1.3. Rispetto delle leggi vigenti
I “Destinatari” del Codice Etico sono tenuti al rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti in tutti i Paesi in cui Ctrl-G opera. La Società non inizierà o proseguirà alcun rapporto con chi non intenda allinearsi a questo principio. I dipendenti devono essere a conoscenza delle leggi e delle condotte conseguenti e, qualora esistessero dubbi su come procedere, dovranno essere adeguatamente informati dalla Società.
- I Principi etici di riferimento
2.1. Generalità
I principi etici e comportamentali previsti nel presente Codice hanno valore primario ed assoluto. Pertanto, la convinzione di agire nell’interesse o a vantaggio dell’Azienda non giustifica l’adozione di condotte ad essi contrari. Tutti i soggetti che hanno rapporti con la Società sono tenuti ad osservare le medesime regole comportamentali improntate ai principi di onestà, correttezza, integrità morale, riservatezza e trasparenza.
2.2. Lealtà e Fedeltà
La Società ed i suoi dipendenti collaborano in un rapporto di lealtà, fiducia e fedeltà reciproca. Di conseguenza è fatto espresso divieto per ogni dipendente di svolgere attività contrarie agli interessi della Società o incompatibili con i doveri di ufficio. Il rispetto dei principi contenuti nel presente Codice rappresenta per tutti i dipendenti una parte imprescindibile delle obbligazioni contrattuali nell’ambito del rapporto di fiducia e di lealtà.
2.3. Conflitto di Interessi
I Destinatari devono evitare situazioni che possano creare “conflitti di interesse”, anche solo potenzialmente, tra attività personali ed aziendali.
Nel caso in cui Società si trovi, comunque, ad operare in situazioni di conflitto di interesse essa si attiene, oltre al rispetto delle normative che disciplinano la relativa fattispecie, anche al principio della trasparenza, intesa quale preventiva enunciazione del conflitto e successiva comunicazione dei termini essenziali dell’operazione. L’Organismo di Vigilanza sarà obbligatoriamente informato su qualsiasi evento che possa far presumere una situazione di potenziale conflitto con gli interessi della Società.
2.4. Concorrenza e normativa anti-trust
Ctrl-G agisce sul mercato in modo leale, astenendosi da comportamenti di abuso di posizione dominante o che compromettano la libera concorrenza. La Società rispetta le regole vigenti in materia di libera concorrenza e la normativa antitrust.
2.5. Trasparenza delle scritture contabili e rispetto delle procedure
Ctrl-G opera con la massima trasparenza a livello amministrativo e contabile, garantendo veridicità, accuratezza e completezza delle informazioni relative ad ogni registrazione contabile.
Pertanto, chi contribuisce alla formazione delle scritture contabili deve assicurare la massima collaborazione affinché sia garantita la completezza e la chiarezza delle informazioni fornite, nonché l’accuratezza dei dati e delle elaborazioni. Chi provvede alla redazione delle scritture contabili deve far sì che le stesse siano tenute in maniera accurata, completa e tempestiva in conformità alle normative ed alle procedure aziendali in materia di contabilità, allo scopo di eseguire una fedele rappresentazione della situazione patrimoniale/finanziaria e dell’attività di gestione. Tutte le azioni e le operazioni della società devono avere una registrazione adeguata perché sia possibile verificarne i processi di decisione, autorizzazione e svolgimento.
2.6. Tutela delle informazioni della proprietà intellettuale
Le informazioni aziendali di qualsiasi natura (commerciale, finanziaria, tecnologica, ecc.) rappresentano un bene che la Società intende proteggere. È quindi fatto divieto di rivelare a persone non autorizzate informazioni che possano mettere a rischio il patrimonio professionale e commerciale della società. Inoltre, nel rispetto della normativa vigente a tutela della privacy, i Destinatari sono obbligati a proteggere tutte le informazioni avute, e generate, e a non farne un uso improprio e non autorizzato.
La Società ritiene di assoluta priorità proteggere la proprietà intellettuale (marchi, programmi informatici, ecc.) con ogni mezzo legale a disposizione. Allo stesso modo le informazioni ricevute da terzi sono trattate da Società nel pieno rispetto della riservatezza e della privacy degli interessati.
2.7. Trasparenza e completezza dell’informazione
I dipendenti ed i collaboratori di Ctrl-G sono tenuti a fornire informazioni complete, trasparenti, comprensibili ed accurate, in modo tale che, nell’impostare i rapporti con l’azienda, gli stakeholder siano in grado di prendere decisioni autonome e consapevoli degli interessi coinvolti, delle alternative e delle conseguenze rilevanti.
2.8. Tutela della Persona, della Salute e della Sicurezza
Ctrl-G si impegna a promuovere il rispetto della persona nella sua integrità fisica e morale. Tutela la libertà e la dignità della persona vietando ogni comportamento discriminatorio per motivi di razza, di religione, di credo politico, di lingua e di sesso. La Società disconosce ogni condotta denigratoria, prevaricatoria o vessatoria, offrendo pari opportunità di lavoro, di formazione, e di sviluppo professionale; promuove e protegge la salute e la sicurezza dei propri dipendenti e collaboratori assicurando condizioni sicure e salutari nel rispetto della normativa vigente, e si impegna ad adottare e a mantenere adeguati sistemi di gestione volti ad identificare e a prevenire possibili situazioni a rischio che possano minare la salute e la sicurezza di tutto il personale.
2.9. Qualità dei servizi
Ctrl-G orienta la propria attività alla soddisfazione ed alla tutela dei propri clienti dando ascolto alle richieste che possono favorire un miglioramento della qualità dei propri servizi.
Per questo motivo la Società indirizza le proprie attività ad elevati standard di qualità dei propri servizi.
- Regole di condotta nelle relazioni interne
3.1 Dipendenti e Collaboratori
Ctrl-G rispetta i diritti umani fondamentali ed aderisce a quanto previsto dalla normativa italiana vigente in materia di Diritto del Lavoro nonché alle leggi e normative sul lavoro vigenti in ogni Paese.
Ctrl-G garantisce, altresì, a tutto il personale aziendale, la cui integrità fisica e morale è considerata valore primario, condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale in ambienti di lavoro sicuri e salubri, non tollerando alcuna forma di abuso o di violenza che sia lesiva della dignità del lavoratore, della sua integrità psicologica, fisica e morale. Società non tollera forme di discriminazione legate all’età, al sesso, alla razza, allo stato di salute, alla nazionalità, alle opinioni politiche e alle credenze religiose.
Tutte le decisioni prese nell’ambito della gestione e dello sviluppo del personale, nonché la valutazione ai fini dell’assunzione, si fondano sulla corrispondenza dei profili dei candidati rispetto a quelli richiesti ed alle esigenze della Società, il tutto nel pieno rispetto dei principi di imparzialità e delle pari opportunità. Nel momento in cui inizia la collaborazione il dipendente/collaboratore deve ricevere esaurienti informazioni riguardo alle proprie mansioni, agli elementi normativi e retributivi nonché alle normative e ai comportamenti per la gestione dei rischi connessi alla salute personale.
La Società assicura alle proprie risorse la formazione e l’aggiornamento necessario in base alla posizione ricoperta e la definizione dei ruoli e delle responsabilità in modo da permettere a ciascuna risorsa di potere adeguatamente adottare le decisioni di sua competenza nell’interesse della Società.
3.2 Omaggi, Regalie ed altri Benefici
E’ vietato qualsiasi regalo, omaggio od altro beneficio gratuito che venga promesso, offerto o ricevuto e che possa essere interpretato come eccedente le normali pratiche commerciali o di cortesia e che sia in ogni caso rivolto ad ottenere trattamenti di favore nella conduzione di operazioni che siano espressione dell’attività della Società. In particolare, è vietato qualsiasi regalo, omaggio od altro beneficio gratuito, che venga promesso o offerto a funzionari pubblici italiani ed esteri e che possa influenzare l’indipendenza di giudizio o indurre ad assicurare un qualsiasi interesse o vantaggio.
3.3 Doveri dei Dipendenti e dei Collaboratori
Il dipendente o collaboratore deve agire lealmente al fine di rispettare gli obblighi assunti dal contratto di lavoro e da quanto previsto dal presente Codice.
3.4 Utilizzo dei Beni Aziendali
Ogni dipendente o collaboratore è tenuto ad operare con diligenza per tutelare i beni della Società.
Egli è, inoltre, responsabile della protezione delle risorse a lui affidate, ed ha il dovere di informare le strutture aziendali preposte riguardo ad eventuali minacce o eventi dannosi per la Società.
Per quanto concerne l’utilizzo degli strumenti informatici, ogni dipendente è tenuto rispettare la politica aziendale adottata per non compromettere la funzionalità e la protezione dei sistemi informatici.
In particolare è vietato:
- utilizzare gli strumenti in dotazione (programmi, e-mail, internet, telefono, fax, ecc.) per scopi diversi e non connessi all’attività lavorato;
- scaricare programmi o installare software non autorizzati, o differenti da quelli forniti da Società;
- inviare messaggi di posta elettronica che possano recare offesa alla persona e/o danno all’immagine aziendale;
- navigare su siti internet con contenuti indecorosi.
La Società si riserva il diritto di impedire utilizzi distorti dei propri beni ed infrastrutture attraverso l’impiego di sistemi di controllo, fermo restando il rispetto di quanto previsto dalle leggi vigenti (Legge sulla Privacy, Statuto dei Lavoratori, ecc.).
3.5 Trattamento delle informazioni
Le informazioni che Ctrl-G detiene vengono trattate nel rispetto della riservatezza e della privacy dei soggetti interessati. La Società si impegna, inoltre, a far sì che i dirigenti, il personale dipendente, i consulenti della società ed i terzi che operano in nome e per conto della società espongano fatti rispondenti al vero secondo i principi di correttezza.
- Regole di condotta nelle relazioni esterne
4.1 Clienti e Fornitori
Il rapporto di Ctrl-G con il cliente si fonda sui principi di lealtà, correttezza, disponibilità e rispetto al fine di costruire un rapporto collaborativo e di elevata professionalità.
Al potenziale cliente devono fornirsi informazioni dettagliate con riguardo ai servizi erogati in modo che possa assumere decisioni consapevoli. A tale scopo i dipendenti/collaboratori sono tenuti a fornire informazioni e comunicazioni veritiere, chiare e complete.
Il rapporto di Ctrl-G con il fornitore, o collaboratore esterno, si fonda sul rispetto e sulla condivisione dei principi etici contenuti nel presente codice. In particolare, la Società pretende dai propri fornitori/collaboratori esterni il rispetto della normativa vigente in materia di lavoro, con particolare attenzione al lavoro minorile e a quanto disposto dalle leggi italiane e quelle vigenti negli altri Paesi in materia di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro.
La selezione del potenziale fornitore, o collaboratore esterno, e la determinazione delle condizioni di acquisto si basano su valutazioni oggettive come la qualità, il prezzo e la professionalità. In ogni caso Società, nel rispetto dei principi di imparzialità e pari opportunità, si impegna a non precludere a colui che è fornito dei requisiti richiesti, la possibilità di competere alla stipula di contratti. Sono ammesse deroghe nei casi di incarichi a professionisti/consulenti quando sia prevalente l’elemento fiduciario.
4.2 Enti Pubblici e Soggetti che esercitano pubbliche funzioni o pubblici servizi
I rapporti di Ctrl-G con gli Enti Pubblici e le Pubbliche Istituzioni, nazionali, comunitarie e internazionali, nonché con i pubblici ufficiali e gli incaricati di un pubblico servizio, si fondano sul rispetto della normativa vigente e sui principi generali di lealtà e di trasparenza.
E’ fatto divieto ai Destinatari del presente Codice di promettere, offrire, direttamente o attraverso intermediari, somme di danaro, beni o altre utilità ai rappresentanti delle Pubbliche Istituzioni e della Pubblica Amministrazione per promuovere e favorire i propri interessi e trarne vantaggio o al fine di ledere l’imparzialità, l’autonomia di giudizio delle stesse Istituzioni.
Ctrl-G si astiene, inoltre, da qualsiasi condotta fraudolenta finalizzata a conseguire contributi, finanziamenti, mutui agevolati, sovvenzioni od altre erogazioni ad opera di Enti pubblici, destina i contributi, i finanziamenti, i mutui agevolati, le sovvenzioni od altre erogazioni da parte di Enti pubblici ai fini previsti, rispettandone quindi la destinazione, le condizioni e le modalità di impiego.
4.3 Associazioni di Rappresentanza
Società considera il rapporto con le Associazioni di rappresentanza di importanza strategica al fine di un corretto sviluppo della propria attività, pertanto instaura un canale stabile di dialogo con le Associazioni dei propri stakeholders per una cooperazione incentrata sul rispetto dei reciproci interessi evitando così situazioni di conflitto.
4.4 Organizzazioni Politiche e Sindacali
Società fonda il suo rapporto con le Organizzazioni politiche e sindacali sulla massima trasparenza.
Non effettua pressioni ad esponenti politici né finanzia partiti, loro rappresentanti o candidati, né effettua meeting che abbiano un fine esclusivo di propaganda politica. E’ vietata l’erogazione di contribuiti ad organizzazioni in posizione di potenziale conflitto di interesse come i sindacati, organizzazioni ambientaliste, associazioni di consumatori e così via.
- Disposizioni finali
5.1 Conoscenza delle prescrizioni del Codice Etico
L’osservanza delle norme del presente Codice deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali assunte dai dipendenti, collaboratori non subordinati e da tutti i soggetti che hanno relazioni d’affari con Società.
Da parte sua Ctrl-G ha la responsabilità di far in modo che le proprie aspettative di condotta nei confronti dei dipendenti siano da questi comprese e messe in pratica.
5.2 Violazioni delle prescrizioni del Codice Etico
Ctrl-G non ammette violazioni alle prescrizioni contenute nel presente Codice. Ogni violazione da parte dei Dipendenti/Collaboratori costituirà infrazione disciplinare e comporterà le conseguenze di cui all’art. 7 della L. 300/70, all’art. 2106 del c.c. e al Decreto e sue successive integrazioni e modificazioni. Le violazioni da parte dei collaboratori esterni e dei consulenti saranno sanzionabili in conformità a quanto previsto nei relativi incarichi e contratti.
5.3 Segnalazioni
Ogni violazione delle prescrizioni contenute nel presente Codice da parte di Dipendenti/Collaboratori dovrà essere segnalata all’Organismo di Vigilanza. Tutti i destinatari sono tenuti a segnalare, per iscritto ed in forma personale e non anonima qualsiasi violazione o sospetto di violazione del codice di condotta. Le segnalazioni anonime non verranno prese in considerazione.
5.4 Organismo di Vigilanza
Ctrl-G, al fine di garantire l’efficace attuazione del presente Codice, nomina quale organo di controllo, ai sensi del Decreto, l’Organismo di Vigilanza con compiti di vigilanza sul funzionamento e sull’efficacia del Modello di Organizzazione Gestione e Controllo e sull’opportunità aggiornamento dello stesso. A tal fine esso si muove in completa autonomia ed indipendenza, accede a tutte le fonti di informazione, ha facoltà di prendere visione dei documenti e di consultare dati.
L’Organismo di Vigilanza sorveglia, pertanto, anche il rispetto dei principi e dei comportamenti menzionati nel presente Codice Etico e predispone dei canali di comunicazione privilegiati per le segnalazioni di eventuali e presunte violazioni dei suddetti principi etici. In particolare, nel caso di invio di segnalazione concernente la presunta violazione di uno o più principi espressi nel presente Codice, l’Organismo di Vigilanza procederà ad una accurata e dettagliata analisi della segnalazione, volta in ogni caso ad assicurare a colui che è oggetto della segnalazione un trattamento giusto e trasparente.
L’Organismo di Vigilanza provvederà ad analizzare la segnalazione, ascoltando se necessario le parti coinvolte, assicurando la riservatezza del segnalante e garantendolo, altresì, da qualsiasi forma di ritorsione, fatti salvi gli obblighi di legge. In ogni caso, verranno prese in considerazione solo quelle segnalazioni contenenti informazioni che permettano di identificare i termini della violazione e a consentire a Società di poter svolgere una indagine accurata.
L’inosservanza degli obblighi prescritti nel presente Codice potrà comportare l’applicazione di sanzioni disciplinari, che verranno di volta in volta proposte dall’Organismo di Vigilanza all’Organo Dirigente. La sanzione sarà graduata in base alla gravità del comportamento illecito realizzato dal lavoratore, dipendente o collaboratore, in osservanza alle disposizioni di cui alla L. n. 300/1970 e di quanto stabilito dal contratto nazionale collettivo per ciò che concerne i dipendenti, alla legge in generala per ciò che riguarda i collaboratori.
5.5 Modifiche al Codice Etico
Il Presente Codice Etico è stato approvato dall’Amministratore Unico di Ctrl-G, unico organo legittimato ad apportare eventuali modifiche allo stesso.
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